Cómo recibir en un despacho

 

Cómo recibir en un despacho:
El tratamiento dispensado a una visita de negocios está definida en calidad de su importancia, de su rango, o del directivo que lo recibe.

Cualquier persona que ha concertado una cita es una visita e, independientemente de su categoría, debe ser recibida y tratada como tal. Esto significa que no se le debe hacer esperar más allá de lo estrictamente imprescindible.

Al llegar a la empresa y una vez que se haya anunciado y pasado el control de la entrada, se avisará de su llegada al departamento o persona que va a visitar. Según su categoría puede ser invitada a subir al despacho directamente o se enviará a una persona a recogerle. Lo ideal es enviar siempre a alguien a buscarle y así evitar que un extraño pueda deambular por los distintos pasillos hasta que da con su paradero.

Si no pasa al despacho directamente, se le invita a sentarse en la sala de espera. No debería estar más de cinco minutos, su tiempo también es importante y hacerle esperar demasiado es, además de una falta de respeto, una pésima imagen para el que le recibe, si bien hay quien utiliza esta estrategia para darse más importancia. Gran error. Ya todos sabemos quién es quién y lo único que se demuestra es , o mala organización, o mala educación.

Pero si la espera es inevitable, se le avisará de inmediato del retraso, se le ofrecerán disculpas y algo de beber, pero nunca se le deja en la sala de espera como si fuera un objeto olvidado.

La forma más elegante de recibir en el despacho es de pie y a la entrada, o si no, levántese al menos de la mesa para saludar y dar la mano. Debe tener la chaqueta del traje siempre puesta, sea hombre o mujer, no reciba jamás en mangas de camisa.

Durante la reunión no utilice el móvil, a menos que sea imprescindible, y de ser así, pida siempre permiso a su visita, sea breve y al terminar discúlpese y dé las gracias por la comprensión.

Cuide el lenguaje que utiliza, no imponga su visión y no ofenda nunca al interlocutor. Es deber de anfitrión. Además, con estilo se puede decir todo, pero hay que aprender a saber decirlo.

Para despedirse levántese y acompañe a la visita a la salida del despacho, como mínimo. No olvide una regla de cortesía establecida: Quien recibe despide.

Un cordial saludo. © Josefina Escudero

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Sobre la autora:

“Solo escribo sobre lo que conozco por experiencia propia, aparte de que lea todo lo que puedo, por supuesto también. A veces constato que lo que muchos cuentan ya no es real. Eso me parece importante y diferenciador”

Josefina Escudero cuenta con una dilatada y exitosa carrera profesional de casi veinte años en puestos de alta dirección en distintos países. Actualmente, y desde hace más de diez años, ofrece asesoramiento especializado en protocolo y negociación internacional, bajo la marca “Josefina Escudero”.

Josefina Escudero | Relaciones Sociales y Protocolo:

   

8 Responses to Cómo recibir en un despacho

  1. Josefina Escudero Calabozo 15 agosto, 2013 at 18:49 #

    Gracias Joaquín de nuevo por tus palabras. Solo deseo que le parezca útil a cuantao más socios mejor.

    Un abrazo

  2. Manuel Pastor
    Manuel Pastor 16 agosto, 2013 at 13:32 #

    Muy interesante.

  3. Josefina Escudero Calabozo 18 agosto, 2013 at 22:01 #

    Gracias Manuel, muy sinceramente.

    Un saludo muy cordial

  4. Alfredo Ruiz Ramirez 19 agosto, 2013 at 10:43 #

    Felicidades Josefina, magnifica ilustración de lo que todos deberiamos hacer, que pena que en ciertos departamentos y sectores no se le de la importancia a estos detalles que nos relatas. Enhorabuena por tu articulo.

  5. Josefina Escudero Calabozo 20 agosto, 2013 at 15:55 #

    Muchas gracias Alfredo por tus palabras y por el interés mostrado en mi artículo. Poco a poco entre todos vamos ayudando a que cada vez se tengan más en cuenta estos asuntos. Y las redes sociales son muy buen escenario.

    Además, por suerte o por desgracia, cada vez son menos los que se pueden permitir no saber estar a la altura de sus obligaciones y menos quedar mal.

    Un cordial saludo y gracias otra vez

  6. Olivia Sanchez Figuerez 26 agosto, 2013 at 1:59 #

    Es correcto lo que te comento tu jefa. En clases de protocolo también nos indicaron lo mismo. Ambos entran por la misma puerta y es el hombre el que accede hasta el fondo. La razón es que la mujer suele llevar falda, tacones, etc y si entrara primero debería desplazarse hasta el fondo, cosa muy incómoda y poco protocolaria con cierta ropa.

    Espero haber aportado algo de luz.

  7. Josefina Escudero Calabozo 4 septiembre, 2013 at 23:32 #

    Joaquín, disculpa que no haya podido responder antes a tu pregunta pero afortunadamente no has estado desatendido.

    El protocolo del coche tiiene su aquél, porque,si queremos ser respetuosos con la norma, cada uno debe entrar por la puerta que le deja directamente en el asiento que por rango le pertenece. El asiento de honor en un coche es el posterior de la derecha, es decir, el que está en diagonal con el conductor y como en la empresa la mujer es tratada por su rango o cargo y no por su sexo, en este caso si es la más imporatnte ocupará este asiento, si no lo hará el superior, sea hombre u otra mujer.

    Pero hay veces que por diversas razones, tráfico peligroso, charcos incómodos, etc, no siempre se puede acceder cada uno por la puerta que corresponde. En este caso, la opción de tu jefa y como comenta Olivia, es muy buena alternativa. Pero ahí, ya depende de lo elegante que sea el acompañante y que quiera facilitarle la entrada a la mujer, sea ésta más o menos importante que él.

    Mi enhorabuena a Marlon, por la suerte de tratar con ejecutivos tan extraordinariamente correctos. En los dos casos que nos comentas esa es exactamente la manera de hacer. La forma que describes de cómo te trataron mientras esperaba es cómo debería hacerse siempre.

    El respeto a los demás y a su tiempo es la regla de oro de cualquier ejecutivo que se precie. Es lo que yo llamo ser socialmente inteligente.

    Un saludo a todos .

  8. Marlon Molina 7 septiembre, 2013 at 20:02 #

    Cuidar los detalles sin duda dice mucho.

    De mi experiencia con las personas que más me han impresionado:
    1. Una vez en Londres en vacaciones tuve que ir a una reunión en cuestión de 30 minutos, no había tiempo para ir de compras y estaba con mis convers, vaqueros y por supuesto una camiseta, ya se habían ofrecido las disculpas explicando que estaba de vacaciones, me vería con el CEO de una organización internacional. Al verme, se quitó la amaericana, la corbata y se arrolló las mangas. Un maestro.

    2. Otra vez en una organización quien me recibiría estaba tarde, así que envió a alguien de su equipo para atenderme en la sala de espera y que no esperara solo. Cuando llegó se disculpó y demostró una gran amabilidad y cercanía, se notaba que hacía un esfuerzo extra pero honesto.

    3. Cuando me he entrevistado con personas de más alto rango, que están por encima de miles de personas, han resultado ser las más amables. Te van a buscar a la entrada, están puntuales y luego te acompañan hasta la salida.

    Estos detalles engrandecen mucho más. Las acciones contrarias generan eso, lo contrario.

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